Организация бизнес-встреч онлайн (На правах рекламы)

Скажите, вы тоже бывали на этих онлайн-встречах формата «бизнес»? Вроде бы приходят серьезные люди, разговаривают о делах, но… В таком общении незаметно пролетает час или даже несколько часов, а в конце остается ощущение зря потраченного времени.

Чтобы сделать бизнес-встречи в сети максимально полезными и продуктивными, поговорим о том, как организовывать онлайн-мероприятия с помощью площадки ClickMeeting.

С чего начать?

Цель и план

Начните с проработки приоритетных организационных моментов. Поставьте цель и распишите пошаговый план будущей встречи. Когда вы видите перед собой простой и понятный путь перехода из точки А в точку Б — это уже снимает с будущей встречи налет стихийности и повышает ее продуктивность. 

Но не делайте план целью. Это одна из самых распространенных ошибок организаторов. Например, обсудить особенности организации бизнес-встреч онлайн — это не цель. А целью в этом случае будет зафиксировать пять основных пунктов, на которые будет опираться организация онлайн-конференции в ближайший четверг. 

А вот еще пример цели. Разработать маркетинговую концепцию для сайта клиента. Исходя из поставленной задачи можно составить примерно такой план:

1. Выработать по три варианта концепции от каждого отдела.

2. Обсудить полученные варианты.

3. Определить три самых подходящих путем голосования.

4. Выбрать из них один наиболее рентабельный и эффективный с учетом особенностей бизнеса клиента. 

5. Сформировать список дополнительных вопросов клиенту.

Тайминг

Перед тем как пригласить людей на встречу, важно определиться с несколькими моментами. В какой день недели удобнее пообщаться и какое число подходит больше всего. А также точное время начала и примерное время завершения мероприятия. Четкое и понятное расписание — это фундамент, на котором держится организация деловых встреч оффлайн и онлайн.

Удобнее всего провести опрос в мессенджерах или в соцсетях. Предложите всем участникам будущей встречи выбрать один из вариантов ответа. 

Во время проработки тайминга учитывайте не только пожелания будущих участников, но также цель мероприятия и особенности подготовленного плана. Не нужно искусственно пытаться удлинить или укоротить какую-то часть. Стремитесь к продуктивному общению с обратной связью, ускоряйтесь там, где этого требует ситуация и останавливайтесь на объяснении отдельных деталей только, если в этом действительно есть необходимость. 

У большинства сотрудников могут быть назначены другие, не менее важные встречи, переговоры или просто другие дела. Поэтому выход за обозначенные временные рамки крайне нежелателен во всех случаях без исключения. 

Пригласите участников заранее

Разошлите пригласительные письма по электронной почте, «Скайпу», соцсетям, мессенджерам или по внутренней корпоративной связи. Выбирайте канал, который вы чаще других используете для общения с коллегами и партнерами.

Обязательно укажите в письме тему и план встречи, продолжительность мероприятия, а также основной способ связи, например, Zoom, Skype, Google Handgouts или Clickmeeting.

Используйте Google Calendar, Teamup Calendar и Outlook calendar — это лучшие инструменты для планирования подобных мероприятий. 

По базовым организационным вопросам все. Переходим к повышению продуктивности. 

Во время онлайн-встречи часто бывает так, что одни участники не слушают других, отвлекаются на дела или развлечения в своем смартфоне, общаются с коллегами или домочадцами, которые не имеют никакого отношения к мероприятию. Но все это можно исправить. 

Создайте условия для концентрации внимания

1. Отключите звук на телефоне, планшете, компьютере, ноутбуке и других устройствах, которые отвлекают от общения во время деловой встречи.

2. Закройте ненужные вкладки в браузере и мессенджеры, в которых общаетесь по другим темам. Даже если возникнет желание посмотреть, что происходит в соседнем окне, вы будете переключаться только между тематическими каналами. 

3. Заранее подготовьте все необходимые материалы: документы, презентации, аудио и видео контент, изображения, фотоснимки и все, чем собираетесь поделиться по теме запланированного общения онлайн. 

4. Выбирайте нейтральную одежду и такой же нейтральный фон. Из кадра желательно убрать слишком яркие, притягивающие внимание предметы, за которые цепляется взгляд. Если у вас дома не оборудован хромакей и нет «уголка блогера», хорошо помогает функция размытия фона в Skype.

5. Во время трансляции смотрите прямо в камеру и старайтесь не терять визуальный контакт с коллегами, партнерами или клиентами. Это важно делать на обычных деловых переговорах и особенно важно при организации бизнес-встреч онлайн. 

Два кита, на которых держится каждая деловая встреча онлайн

Вовлечение

Будьте вовлечены в процесс сами и вовлекайте других участников. Продемонстрируйте, что вы заинтересованы во мнении других людей, реагируйте на реплики сразу после того, как ваш собеседник закончил мысль и сделал небольшую паузу.

Стимулируйте активность других участников, которые изначально отвлечены или немного выпали из процесса. Например, попросите представиться, ответить на простой вопрос или рассказать что-то, не связанное с бизнесом или работой. 

Приоритеты

Запишите самые важные мысли, примеры, которые собираетесь приводить, а также запланированные шутки и сравнения в какой-нибудь блокнот для заметок онлайн или офлайн. Из-за волнения память иногда подводит прямо во время встречи. Избежать неловких пауз поможет небольшая шпаргалка, которая всегда будет под рукой. 

Перед встречей откройте приложения для заметок или онлайн-офис, где вы сможете записывать важные детали. Так вы не упустите ключевые моменты, сможете быстро вернуться к ним после совещания и чётко составить письмо по итогам встречи.

Памятка организатора деловой встречи онлайн

Проверяйте работу камеры и звука. Убедитесь несколько раз, что все работает действительно хорошо. Помните, когда вы устраняете технические неполадки во время встречи, тратите не только свое время, но и время присутствующих людей. 

Опаздывать — моветон. Подавляющее большинство людей расценят такое поведение, как неуважение к себе. И они будут правы. 

Следите, чтобы каждый участник встречи говорил по очереди. Это уже негласный этикет, правила которого сформировались во время проведения онлайн-встреч. 

Отключайте микрофон, когда говорят другие участники. Когда вы в сети, звука ударов пальцем по кнопкам или шуршания документов достаточно, чтобы сбить с мысли участника онлайн-мероприятия.

Как составить письмо-благодарность

Напишите, о какой встрече будет идти речь в письме. Для этого вначале напишите тему и дату мероприятия. Кратко подведите итоги собрания, расскажите, какие люди отвечают за выполнение отдельных задач. Предложите адресату ответить на вопросы, если они остались по итогам встречи. 

Обязательно разошлите письмо-благодарность всем участникам. Разделите текст на абзацы, если внутри есть перечисления, сделайте списки, выделяйте курсивом, жирным шрифтом или другим цветом особенно важные места. 

Вывод

Деловые онлайн-встречи все-таки отличаются от привычного общения в офлайне. Основная специфика заключается в подготовке. Настраиваться и готовиться нужно не за 30-60 минут, а гораздо дольше. 

Не сбиться с намеченного курса поможет простой чек лист, куда мы собрали все основные мысли этой статьи. Итак, для продуктивной бизнес-встречи онлайн нужно:

1. Поставить одну достижимую цель и расписать план пути к ней.

2. Выбрать время встречи, которое устроит всех участников.

3. Установить четкое расписание и строго придерживаться его.

4. Сообщить всем участникам о мероприятии.

5. Убрать все, что мешает продуктивному общению онлайн.

6. Обязательно проверить оборудование. 

7. Вовлекать в процесс всех участников.

8. Фокусироваться на приоритетных моментах.

9. Составить внятное благодарственное письмо после вебинара.

Как думаете, что еще можно добавить к этому чек-листу? Напишите об этом в комментариях.